Reglement voor de activiteiten

behorende bij het huishoudelijk reglement van de Koninklijke Nederlandse Vereniging Onze Luchtmacht (KNVOL)

Klik hier voor het volledige, actuele Huishoudelijk Regelement

ACTIVITEITENREGELING

Inleiding

Met het Commando Luchtstrijdkrachten wordt een regeling getroffen om de leden van de KNVOL in staat te stellen zijn onderdelen te bezoeken. Het LB i.c. de activiteitencoördinator overlegt jaarlijks met de plaatsvervangend Chef Kabinet CLSK over de bezoeken aan luchtmachtonderdelen. Naar aanleiding hiervan stelt hij in overleg met de Regiobesturen een Activiteitenplan op dat uiterlijk in november gereed is. Het verzorgen en uitvoeren is een taak van de regiobesturen.

De activiteitenregeling is gebaseerd op het bezoeken van alle onderdelen van de Koninklijke Luchtmacht en andere defensieonderdelen, alsmede bezoeken aan andere luchtvaartgeoriënteerde organisaties. 

De Activiteitencoördinator LB is belast met het beheer van deze regeling. 

Regeling algemeen

Dit reglement is van toepassing op alle activiteiten, die door of onder verantwoordelijkheid van de KNVOL worden georganiseerd. In aanvulling op dit reglement kan een Regiobestuur aanvullende regels stellen voor de activiteiten die zij organiseren voor zover niet in strijd met dit reglement. Door aanmelding voor een activiteit accepteert de deelnemer de regels in dit document.

Activiteiten.

1. Definitie ‘activiteit’. Een activiteit is een door of onder verantwoording, van de KNVOL georganiseerde verenigingsbijeenkomst of excursie;
2. Verenigingsbijeenkomsten zijn bijeenkomsten waarvoor in de regel een lezing wordt georganiseerd over een (militair) lucht-, ruimtevaart – of defensie onderwerp. Deze vinden plaats op een door het Regiobestuur te kiezen locatie;
3. Excursies hebben navolgende bijzonderheden:
   • Excursies zijn georganiseerde bezoeken aan defensieonderdelen, bedrijven, organisaties, musea en (luchtvaart)evenementen, en -tentoonstellingen in binnen- en buitenland;
   • Voor een excursie wordt doorgaans collectief (bus)vervoer ingezet. Het betreffende Regiobestuur bepaalt de opstapplaats. lndien retourtijden worden vermeld, zijn deze te allen tijde bij benadering. De KNVOL is niet aansprakelijk voor mogelijke gevolgen bij eventuele afwijkingen;
   • Deelname aan excursies is in beginsel alleen voor KNVOL leden. De leden van de betreffende regio hebben het voorkeursrecht. Indien 21 dagen voor de excursiedatum niet alle plaatsen zijn gevuld, kunnen KNVOL leden van andere regio’s zich aanmelden. 14 dagen voor de excursiedatum kunnen introducés worden toegestaan;
   • Maaltijden op locatie zijn voor eigen rekening tenzij anders vermeld. Eet- en drinkwaren voor onderweg dient zelf in te worden voorzien;
   • Fotograferen tijdens excursies is afhankelijk van de richtlijnen en regels van de ontvangende organisatie. Derhalve mag uitsluitend na expliciete toestemming van de organisatie en/of de KNVOL reisleiding worden gefotografeerd;
   • Een ieder dient zich te allen tijde aan de aanwijzingen van de organisatie en/of de KNVOL reisleiding te houden. Indien men hier niet aan voldoet, kan men van de excursie worden uitgesloten;
   • Voor excursies kunnen Regiobesturen kledingvoorschriften vaststellen. Te allen tijde geldt dat deelnemers aan excursies geen aanstootgevende kleding mogen dragen. Voorts zijn korte broeken en t-shirts niet toegestaan.
4. Activiteitenplan. De activiteiten worden vastgelegd in een plan. Voor excursies aan  defensieonderdelen wordt een jaarplan gemaakt dat wordt beheerd door de Activiteitencoördinator van het Landelijk Bestuur. Regiobesturen maken voor overige activiteiten, die zij zelf organiseren, een halfjaarplan. De uitvoering van alle activiteiten ligt bij het Regiobestuur;
5. Ledenadministratie (All United). Alle activiteiten worden als evenement aangemaakt in het Ledenadministratiesysteem;
6. Aanmelding kent volgende bijzonderheden: 
   • Alleen leden kunnen zich aanmelden voor activiteiten;
   • Aanmelding dient te geschieden op de KNVOL- website via ‘Evenementen’; (directe link: https://onzeluchtmacht.nl/evenementen/) De procedure is aIs volgt:
     • Na ingelogd te hebben op de website, kan het lid tijdens de openstellingsperiode zich voor het gewenste evenement inschrijven (na keuze voor ‘subscribe’);
     • Leden die geen toegang hebben tot de KNVOL website dienen contact op te nemen met de webmaster (webmaster@onzeluchtmacht.nl);
     • Betaling van de deelnamekosten cf. aanwijzing bij de inschrijving;
     • Bevestiging van deelname wordt na sluiting van de aanmeldingsdatum door het Regiobestuur bekend gesteld. Bij overboeking van de activiteit vindt een gewogen loting plaats of een selectie op basis van de volgorde van inschrijving, zulks te bepalen door het Regiobestuur;
     • Leden met een beperking informeren bij het Regiobestuur of deelname aan de activiteit redelijkerwijs mogelijk of verantwoord is alvorens zich aan te melden.
7. Financiële bijdrage. Voor activiteiten wordt doorgaans een financiële bijdrage gevraagd. Het bedrag wordt per activiteit bekend gesteld. Het bedrag dient bij inschrijving te worden voldaan op het aangegeven bankrekeningnummer onder vermelding van de van toepassing zijnde gegevens tenzij anders vermeld. Voor eventuele introducés dient het betreffende lid de betaling te voldoen. Indien men voor een ingeschreven activiteit niet komt opdagen of is verhinderd, vindt geen restitutie van de financiële bijdrage plaats;
8. Annulering of wijziging van een activiteit. Een activiteit kan zonder opgave van redenen worden geannuleerd, verplaatst of voortijdig beëindigd. Hieruit ontstane schade kan niet worden verhaald. Wel wordt de financiële bijdrage gerestitueerd als een activiteit wordt geannuleerd of verplaatst. Bij een voortijdige beëindiging vindt geen restitutie van de bijdrage plaats;
9. Introducé. Regiobesturen kunnen verenigingsbijeenkomsten en excursies openstellen voor introducés. Aanmelding van een introducé dient te geschieden door het betreffende lid bij het Regiobestuur. Introductie is eenmalig, daarna wordt de introducé geacht lid te worden;

Algemene informatie rondom een activiteit.

1. Gedrag. De deeInemer wordt geacht zich te gedragen als vertegenwoordiger van de KNVOL en te conformeren aan de regels en instructies in dit document. Bewuste overtreding hiervan zuIks ter beoordeling van het Regiobestuur kan leiden tot uitsluiting van KNVOL activiteiten;
2. Aansprakelijkheid. De deelnemers aanvaarden dat de KNVOL niet aansprakelijk is voor mogelijke schade door deelname aan een activiteit, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld door de KNVOL of een van haar bestuursleden. Voorts aanvaarden de deelnemers dat zij aansprakelijk zijn voor door hen veroorzaakte schade;
3. Reisleiding. De regio zorgt voor een reisleiding bij excursies;
4. Aanwijzingen. De deelnemers dienen te allen tijde de aanwijzingen van de reisleiding en/of de organisatie te volgen;
5. Persoonlijke uitgaven tijdens de activiteit zijn voor rekening van de deelnemer;
6. Thuisfront. Bij excursies kunnen deelnemers bij aanmelding de contactgegevens van te waarschuwen contactpersoon bij calamiteiten doorgeven. Deze gegevens dienen te worden ingevuld bij inschrijving;
7. Verzekeringen. Tijdens activiteiten is de persoonlijke WA-verzekering van toepassing. Schade en verlies van persoonlijke eigendommen is niet verzekerd. Hiervoor kan men zelf een reisverzekering afsluiten;
8. Persoonlijk belang. Deelnemers dienen vragen en/of verzoeken uit persoonlijk belang of belang van een organisatie waar men deel van uitmaakt achterwege te laten;
9. Contacten met defensie of te bezoeken organisaties. Alle contacten met partijen die (delen) van het KNVOL activiteitenprogramma verzorgen lopen via het Regiobestuur. Het is de leden niet toegestaan uit naam van de KNVOL op te treden, tenzij met toestemming van het Regiobestuur;
10. Publicaties door leden. Het staat de leden vrij om verslag te doen b.v. op sociale media van hun (positieve) ervaringen en indrukken die zij tijdens KNVOL-activiteiten opdoen onder inachtneming van het volgende:
    • Geen beelden, namen en/of uitspraken publiceren zonder toestemming van de betrokkene(n);
    • Geen defensiepersoneel herkenbaar in beeld;
    • Het eerbiedigen van de AVG en het portretrecht;
    • Altijd publiceren op persoonlijke titel, dus niet namens de KNVOL.
11. Klachten. Indien een deelnemer een klacht heeft naar aanleiding van een activiteit kan hij dit schriftelijk ter kennis brengen van het betreffende Regiobestuur, danwel het Landelijk Bestuur.

Slotbepaling

De KNVOL noch haar bestuursleden aanvaarden aansprakelijkheid die het gevolg is van aanmelden, annuleren van of deelnemen aan een activiteit. In situaties waarin dit reglement niet voorziet beslist het betreffende Regiobestuur.